Как вести учёт доходов и расходов ИП на УСН

ИП на УСН не ведёт полноценную бухгалтерию, но и пустить учёт на самотёк нельзя. Основа всего — книга учёта доходов и расходов, КУДиР. Если записи в порядке, налог считается за минуты, а проверка проходит без вопросов. Если учёт запущен, к концу года придётся восстанавливать движения по выпискам и рисковать ошибками в декларации. Разберём, что и когда фиксировать.

КУДиР: главный документ

В книгу заносятся все доходы, а на объекте «Доходы минус расходы» — ещё и расходы. Записи идут в хронологическом порядке по каждой операции: дата, документ-основание, содержание, сумма.

Ключевой принцип — кассовый метод. Доход признаётся в день, когда деньги фактически поступили на расчётный счёт или в кассу, а не когда вы выставили счёт или подписали акт. Аванс от клиента — это уже доход на дату получения, даже если работа ещё не сделана.

КУДиР можно вести в электронном виде и распечатать при необходимости. Сдавать её в налоговую не нужно: книгу предъявляют только по запросу при проверке.

Что попадает в доходы

В доходы идёт всё, что вы получили от деятельности:

• оплата от клиентов за товары и услуги;
• авансы и предоплаты;
• проценты, если они связаны с бизнесом.

Не считаются доходом пополнение счёта личными деньгами, возврат займа вам, ошибочные платежи, которые вы вернули. Эти суммы в КУДиР не попадают, иначе налог завысится.

Расходы на «Доходы минус расходы»

Если ваш объект — «Доходы минус расходы», расход можно учесть только при трёх условиях: он есть в закрытом перечне Налогового кодекса, оплачен и подтверждён документами. Нет накладной или акта — расхода для налога нет.

На объекте «Доходы» расходы в КУДиР не записывают вообще, кроме раздела по страховым взносам, на которые уменьшается налог.

Налоги и сроки

Налог по УСН платится авансами по итогам каждого квартала, а итоговая сумма — по результатам года. Декларация сдаётся раз в год.

Не забывайте про страховые взносы за себя — фиксированную часть и дополнительный процент с дохода свыше порога. ИП без работников на объекте «Доходы» уменьшает налог на уплаченные взносы, иногда до нуля, поэтому платить взносы выгодно равномерно в течение года, а не одной суммой в декабре.

Если есть сотрудники, добавляются взносы и НДФЛ за работников со своими сроками и отчётностью — это отдельный пласт учёта.

Как организовать на практике

Разделите личные и бизнес-деньги. Заведите отдельный расчётный счёт и не смешивайте на нём оплаты клиентов с личными тратами, иначе разбирать выписку будет мучительно.

Подключите онлайн-бухгалтерию. Большинство банков предлагают сервис, который сам формирует КУДиР из выписки, считает авансы и напоминает о сроках. Для микробизнеса этого достаточно, отдельный бухгалтер не нужен.

Заносите операции регулярно, а не раз в квартал. Свежие записи проще сверять, и вы вовремя видите, сколько отложить на налог. Храните документы по расходам, если вы на «Доходы минус расходы»: без них налоговая снимет расход и доначислит налог. Порядок в учёте экономит не только нервы, но и деньги на штрафах.